Kwestie przyjmowania spraw regulują przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 styccznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Burmistrz przyjmuje sprawy do załatwiania w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.
Zgodnie z art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego:
1. Podania ( żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.
2. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.
3. Podanie wniesione pisemnie lub ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czynią o tym wzmiankę obok podpisu.
4. Organ administracji publicznej obowiązany jest potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący je tego zażąda.
Wniesiona sprawa, w zależności od jej charakteru (np. podanie o wszczęcie postępowania administracyjnego, skarga, wniosek, żądanie informacji, podanie o wydanie zaświadczenia), załatwiana jest w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego i może zakończyć się poprzez:
- wydanie decyzji administracyjnej,
- wydanie postanowienia,
- wydanie zaświadczenia,
- udzielenie odpowiedzi na wniosek lub skargę,
- udzielenie pisemnej lub ustnej informacji.
Zgodnie z art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.
Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.
Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.
Obywatel ma prawo żądać terminowego załatwienia sprawy przez urząd.
Sprawy powinny być załatwiane w urzędzie bez zbędnej zwłoki. Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną osobę odpowiednich dokumentów.
Obywatel ma prawo odwołania się od decyzji wydanej przez urząd w pierwszej instancji. Urząd umieszcza na decyzji informację o możliwości odwołania się, gdzie określa się do jakiej instancji można się odwołać oraz w jakim terminie można wnieść odwołanie.
Wniesienie odwołania wstrzymuje wykonanie decyzji. Nie dotyczy to jednak tych decyzji, z których treści wynika, że mają być wykonane natychmiast lub ich natychmiastowe wykonanie wynika z przepisów ustaw.